پرسش هاي كليدي

قبلا در جایی نوشته بودم که یکی از تفاوت های مشاورین خارجی با مشاورین داخلی این است که مشاور خارجی در مقطع کوتاهی در محل کارفرما (Client site) حضور یافته و تمامی اطلاعات مورد نیاز خود را جمع کرده و به جای آن در زمان قابل توجهی به تحلیل پرداخته و توصیه ها و خروجی های خود را به کارفرما تحویل می دهد. به جای آن مشاورین داخلی از کل زمان پروژه مقطع زیادی را در مکان کارفرما حضور می یابد و به جمع آوری اطلاعات پرداخته و در فاز شناخت غرق شده و نهايتا به دليل آشفتگي و سردرگمي در مقطع کوتاهی خروجی هايي نه چندان قابل قبول را تحویل می دهد. به نظر من یکی از مهمترین دلایل آن می تواند مساله نحوه جمع آوری اطلاعات باشد. از آنجا که مشاور خارجی پروژه های مشابه را بارها انجام داده با نقاط کلیدی (Key Points) پروژه آشنا است و دقیقا می داند دنبال چه چیزهایی در کجا بگردد. برای هر مقوله سوالاتی کاملا مشخص دارد و برای آنها تمپلیت های مدون و دقیقی دارند که بر اساس آنها به جمع آوری اطلاعات می پردازند. شنیده بودم رولند برگری ها در پروژه ای که در مپنا داشتند (من كار اين تيم را در يك شركت بزرگ ايراني ديگر ديده ام اما داغ رويت خروجي هاي اين پروژه هنوز بر دل ما مانده است!!) نیاز به مصاحبه هایی با مشاغل مختلف داشتند. براي اين منظور اين تيم برای مصاحبه با هر گروه شغلي فرم های خاصی داشتند.

حالا غرض از طرح این مباحث. به نظر من اگر در هر حوزه ای هر مشاوری که وارد می شود بداند دنبال چه سوالاتی بگردد کاملا می تواند فاز شناخت را موفقیت آمیز طی کند. من به عنوان مثال در حوزه آموزش که مدتی کار کرده ام تا حدودي با نقاط کلیدی اين حوزه آشنا شده ام که شاید با پاسخ به این چند سوال بتوان وضعیت فرایند آموزش يك شركت را ارزیابی کردو نقاط قوت و ضعف آن را تعيين نمود. در ادامه به این سوالات اشاره مي كنم. ممنون مي شوم با كامنت هاي دوستان كامل شود:

آيا فرآيند آموزش بر اساس نيازسنجي آموزشي صورت مي گيرد؟

آيا فرآيند نيازسنجي از ارزيابي عملكرد در سازمان ورودي دريافت مي كند و به آن متصل است؟

آيا براي تعيين دوره هاي مورد نياز هر فرد به مهارت ها و شرح وظايف فرد مندرج در شناسنامه شغل فرد مراجعه شده است؟ (اصلا آيا شناسنامه شغل براي مشاغل مختلف وجود دارد؟)

آيا بين دوره هاي طراحي شده و استرات‍ژي ها و چشم انداز همسويي وجود دارد؟

آيا ارزيابي از دوره هاي برگزار شده صورت مي گيرد؟

آيا خروجي ارزيابي آموزش بر نيازسنجي و اجراي آموزش اثر مي گذارد؟

....

پ.ن: قطعا منظور من از مشاور خارجي مشاورين حرفه اي چون اكسنچر، ديلويت، رولندبرگر، مك كنزي، بين و امثال آنها است و لزوما هر مشاور خارجي منظور من نبوده است. در داخل ايران هم شركت هايي وجود دارد كه كلاس كار آنها چيزي از مشاورين ياد شده ندارد.

در مورد آموزش - 1

مقوله آموزش در شرکت ها یکی از مقولات حساس و پیچیده است که طراحی یک نظام و انجام فرایندهای آموزش ظرافت های خاصی دارد. این مقوله در بسیاری از سازمان های دولتی جنبه تشریفاتی به خود گرفته است اما سازمان های در کلاس جهانی در این فرآیند بسیار حساب شده عمل می کنند.

من مدتی است که بنا به کنجکاوی خودم و اقتضای شرایط  در حوزه منابع انسانی وارد شده ام و دارم یک کارهایی را انجام می دهم. یکی از این کارها طراحی فرایند آموزش برای یک شرکت تولیدی صنعتی بود. در این مدت به نکات جالبی رسیدم که بد نديدم به آنها اشاره ای کنم:

یک) معمولا در بسیاری از شرکت ها به مقوله آموزش به چشم هزینه نگاه می شود که در صورتی که فرایندها درست طراحی نشده باشند و نیازسنجی خوب نشده باشد این نگاه درست هم هست. کارکنان هم آموزش را امری تفننی می دانند که هر از چند گاهی با طی یک دوره مدتی از محیط کاری خود جدا شده و تنوعی برایشان ایجاد می شود. به همین دلیل در شرکت هایی که این نگاه وجود دارد معمولا سازمان در برگزاری دوره خست به خرج داده و کارکنان شرکت به شدت دنبال طی دوره های آموزشی هستند. اما واقع مساله این است که در صورت طراحی درست فرایند این شرکت است که برای کسب سود بیشتر نیاز به توانمند شدن کارکنان خود دارد و باید به دنبال آن باشد که کارکنان را برای انجام بهتر کارهایشان که در نهایت منافعش به شرکت می رسد آموزش دهد.

دو) یکی دیگر از ظرافت های آموزش این است که سطح و میزان آموزش برای هر فرد باید دقیق و به جا و متناسب با نیاز شغلی اش باشد و نمی بایست شرکت بی محابا در این مورد تصمیم بگیرد و هزینه کند. به عبارتي سطح آموزش براي سازمان هم سقف دارد و هم كف. اولا كف آموزش حداقل نياز سازمان به مهارتي است كه فرد تحت آموزش بايد طي كند تا سازمان از مهارت وي استفاده نمايد. اما به نظر شما به جز دلايل هزينه اي چرا اساسا براي آموزش سقف وجود دارد؟

وجود سقف به اين خاطر است كه سازمان اگر به پرسنل سازمانش فراتر از سطح مورد نياز آموزش بدهد احتمال خروج فرد را از سازمان به دليل افزايش قابليت هاي فرد افزايش داده و اين نكته خطرناك در آموزش است. سازماني را مي شناسم كه مسول آموزشش براي كارشناسان سازمان متبوعش حرفه اي ترين دوره هاي آموزشي را توسط شركت هاي خارجي (عمدتا در دوبي) برگزار مي كرد و از اين بايت خيلي خوشحال بود. اين مساله باعث شد در يكي دو سال بعد پرسنل سازمان كه تازه مهارت هاي جديدي پيدا كرده بودند از سازمان بيرون بروند. معمولا برخي از سازمان ها براي اينكه از اين مساله نجات پيدا كنند سعي مي كنند به ازاي هزينه آموزشي كه در سازمان براي كاركنان مي كنند از آنها تعهد خدمت بگيرند.

سه) آموزش در سازمان به چه فرآيندهاي ديگري متصل است؟

نيازسنجي آموزشي كه يكي از فرآيندهاي اصلي آموزش است از فرآيندهاي ديگري در سازمان ورودي مي گيرد. اولا براي نيازسنجي هر شغل مي بايست شرح مشاغل سازمان مورد بررسي قرار گرفته و مهارت هاي مورد نياز و به موازات آن دور هاي آموزشي مورد نياز از روي شرح وظايف هر شغل تعيين شوند. بنابراين آموزش از اين بعد به طبقه بندي مشاغل متصل است.

از سوي ديگر براي پويايي فرايند نيازسنجي مي بايست ارزيابي عملكرد كاركنان شركت به فرايند نيازسنجي متصل باشد. به عبارتي با ارزيابي هاي دوره اي عملكرد مي بايست دائما شكاف هاي عملكردي فرد بررسي شده و در صورتي كه مشكلات فرد در طي دوره عملكردي اش با آموزش قابل مرتفع شدن است دوره هاي جديد براي وي تدوين مي شود.قطعا اين امر هم بديهي است كه آموزش بايد با استراتژي هاي سازمان همسو باشد.